รายงานผลฯ ไตรมาสที่ 1

สำนักงานเขตบางแคขอส่งเอกสารผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดความสำเร็จในการพัฒนานวัตกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของหน่วยงาน ให้สำนักงาน ก.ก.ดังนี้ 1. แบบเสนอแนวคิดในการพัฒนานวัตกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของหน่วยงาน (แบบฟอร์มที่ 1) จำนวน 3 ชุด 2. แบบสรุปผลการคัดเลือกแนวคิดในการพัฒนานวัตกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของหน่วยงาน (แบบฟอร์มที่ 2) จำนวน 1 ชุด 3. แบบนำเสนอแนวคิดในการพัฒนานวัตกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของหน่วยงาน (แบบฟอร์มที่ 3) พร้อมแผนการดำเนินงาน จำนวน 3 ชุด 4. สำเนารายงานการประชุมพิจารณาคัดเลือกแนวคิดที่จะนำไปพัฒนาเป็นนวัตกรรม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของสำนักงานเขตบางแค จำนวน 3 แนวคิด เมื่อวันที่ 7 ธันวาคม 2564 จำนวน 1 ชุด 5. คลิปวิดีโอที่นำเสนอแนวคิดในการพัฒนานวัตกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของสำนักงานเขตบางแค จำนวน 1 คลิป โดยสามารถดาวน์โหลดได้จาก QR CODE ตามเอกสารที่แนบมาพร้อมนี้

รายงานผลฯ ไตรมาสที่ 2

ดำเนินการตามโครงการฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์ โดยใช้ Google Form และ Data Studio

รายงานผลฯ ไตรมาสที่ 3

ดำเนินการตามโครงการฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์ โดยใช้ Google Form และ Data Studio

รายงานผลฯ ไตรมาสที่ 4

ผลผลิต/ผลลัพธ์เชิงประจักษ์ ตัวชี้วัดโครงการ ผลผลิต (Output) - มีระบบฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์ จำนวน 1 ระบบ ผลลัพธ์ (Outcome) - บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณของสำนักงานเขตบางแคมีความพึงพอใจต่อ “ระบบฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์” ร้อยละ 80 สำนักงานเขตบางแคได้จัดทำโครงการฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์ โดยใช้ Google Form และ Data Studio ขึ้น โดยสร้างระบบฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์ จำนวน 1 ระบบ เป็นระบบฐานข้อมูลซึ่งพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้ในการจัดเก็บหนังสือราชการต่าง ๆ ในรูปแบบไฟล์เอกสารแบบดิจิทัล (pdf file) สามารถจัดเก็บ สืบค้น พิมพ์เอกสาร ส่งไฟล์เอกสารไปยังผู้รับในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ซึ่งประกอบด้วย 2 ส่วน ได้แก่ ส่วนที่ 1 ระบบจัดเก็บหนังสือราชการ ส่วนที่ 2 ระบบฐานข้อมูลสำหรับสืบค้นหนังสือราชการประเภทต่าง ๆ และมีการนำนวัตกรรมไปใช้ภายในปีงบประมาณ 2565 ตั้งแต่เดือน พฤษภาคม - สิงหาคม 2565 โดยมีขั้นตอน/กระบวนการนำนวัตกรรมไปใช้ แยกดำเนินการออกเป็นหนังสือแต่ละประเภทดังนี้ 1.หนังสือรับภายนอก - หน่วยสารบรรณกลางของสำนักงานเขต (ฝ่ายปกครอง) รับเอกสาร - ลงรับในระบบงานสารบรรณ (หนังสือรับภายนอก) - นำหนังสือเสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณาลงนามสั่งการ - เมื่อหนังสือกลับมา หน่วยสารบรรณกลางจะดำเนินการบันทึกข้อมูลฝ่ายที่เกี่ยวข้องในระบบฯ - ส่งหนังสือไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง 2.หนังสือส่งภายนอก - หน่วยสารบรรณกลางของสำนักงานเขต (ฝ่ายปกครอง) ได้รับหนังสือส่งภายนอกที่ผู้บริหารได้ลงนามเรียบร้อยแล้วจากฝ่ายต่าง ๆ - ออกเลขหนังสือในในระบบงานสารบรรณ (หนังสือส่งภายนอก) - ฝ่ายที่เป็นเจ้าของเรื่องนำส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง 3. หนังสือรับภายใน - หน่วยสารบรรณของแต่ละฝ่าย รับเอกสารจากหน่วยงานราชการภายในสังกัดสำนักงานเขต - ลงรับในระบบงานสารบรรณ (หนังสือรับภายใน) - นำหนังสือเสนอหัวหน้าฝ่ายเพื่อพิจารณาลงนามสั่งการและมอบหมายผู้เกี่ยวข้อง - เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลผู้ได้รับมอบหมายในระบบงานสารบรรณ - ส่งหนังสือให้ผู้ได้รับมอบหมาย 4. หนังสือส่งภายใน - หน่วยสารบรรณของแต่ละฝ่าย รับหนังสือส่งภายในที่หัวหน้าฝ่ายลงนามเรียบร้อยแล้วจากเจ้าหน้าที่ เจ้าของเรื่องภายในฝ่าย - ออกเลขหนังสือในในระบบงานสารบรรณ (หนังสือส่งภายใน) - นำส่งหนังสือให้หน่วยงานราชการภายในสังกัดสำนักงานเขตที่เกี่ยวข้อง จากการดำเนินการตามโครงการการจัดเก็บและสืบค้นหนังสือราชการแบบออนไลน์ โดยใช้ Google Form และ Data Studio ได้ดำเนินการพัฒนาระบบฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์ จำนวน 1 ระบบ และนำมาใช้ทำการจัดเก็บหนังสือราชการตั้งแต่เดือน พฤษภาคม – สิงหาคม 2565 และสำรวจความพึงพอใจของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณของสำนักงานเขตบางแค สรุปผลความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อระบบฐานข้อมูลหนังสือราชการออนไลน์ โดยสร้างแบบสอบถามผ่านระบบ Google Form และส่ง Link ให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องทั้ง 10 ฝ่าย ดำเนินการตอบแบบสอบถาม มีผู้ตอบแบบสอบถามกลับมาจำนวน 184 ราย โดยประเมินความพึงพอใจจำนวน 3 ด้าน ได้แก่ 1) ด้านระบบ/การออกแบบ 2) ด้านประสิทธิภาพของระบบ และ 3) ด้านประโยชน์และการนำไปใช้ประโยชน์ ผลการประเมินระดับความพึงพอใจในภาพรวมบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณของสำนักงานเขตบางแคมีความพึงพอใจต่อ “ระบบฐานข้อมูลหนังสือราชการแบบออนไลน์” ร้อยละ 89.22 ปัญหา/อุปสรรค 1. ระบบอินเตอร์เน็ตไม่เสถียร จะไม่สามารถเข้าระบบได้ 2. ระบบไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่บันทึกได้ 3. ระบบยังไม่เสถียร 4. กรอกข้อมูลเยอะจึงทำให้เสียเวลาในการทำงานอื่น 5. หากต้องการลบหน้าเอกสารหรืออยากปรับปรุงข้อมูลที่สแกน ไม่สามารถทำได้ เนื่องจากโปรแกรมในการแก้ไขไฟล์ PDF เป็นโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์ 6. ไม่สามารถแนบข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ได้ ข้อเสนอแนะ 1. ปรับปรุงระบบทำให้เข้าถึงง่าย สะดวก รวดเร็ว 2. ค้นหาข้อมูลได้ง่าย แต่ต้องลงเอกสารในระบบให้ครบ 3. ต้องกรอกข้อมูลหลายขั้นตอน ควรออกแบบให้ใช้งานได้ง่ายกว่านี้ ไม่ต้องกรอกข้อมูลเยอะเพราะยังไงก็ต้องเปิดในไฟล์แนบเพื่อดูข้อมูลทั้งหมด 4. จัดซื้อโปรแกรมให้สามารถแก้ไขไฟล์ PDF ได้ 5. ควรมีการอบรมการใช้รับส่งตอบโต้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น 6. มีแนวทางหรือวิธีการในการแนบไฟล์ที่มีขนาดใหญ่

** สรุปผลการดำเนินงาน **