หลักการและเหตุผล

สำนักงานเลขานุการปลัดกรุงเทพมหานคร สำนักปลัดกรุงเทพมหานคร มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณกลางของกรุงเทพมหานคร ซึ่งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ติดตั้งเมื่อปี พ.ศ.2548 เป็นระบบงานที่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น ไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงานได้อีกทั้งระบบดังกล่าวใช้งานมานาน เป็นเวลา 12 ปีแล้ว และปัจจุบันไม่สามารถใช้งานได้ จึงเห็นควรที่จะจัดทำโครงการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของกรุงเทพมหานคร ตามแผนพัฒนากรุงเทพมหานคร ระยะ 20 ปี (พ.ศ. 2556-2575) ที่ได้กำหนดวิสัยทัศน์ "มหานครแห่งเอเชีย" ซึ่งเครื่องมือที่สำคัญในการพัฒนากรุงเทพมหานครไปสู่เป้าหมาย และวิสัยทัศน์ดังกล่าวได้นั้น คือการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ให้เหมาะสมเกิดประโยชน์ และปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล อีกทั้งการพัฒนาคุณภาพบุคลากรภาครัฐให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคสมัยของรัฐบาลดิจิทัล โดยพัฒนาตาม "กรอบแนวทางการเชื่อมโยงรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ" หรือ "Thailand e-Government Interoperability Framework"(TH e-GIF)

04010310/04010310

วัตถุประสงค์ของโครงการ

1. เพื่อนำไปสู่เป้าหมายสูงสุดในการสร้างระบบธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถให้บริการแบบเบ็ดเสร็จ ณ จุด เดียวกัน ด้วยการบูรณาการเชื่อมโยงระบบข้อมูลระหว่างหน่วยงานของกรุงเทพมหานครเข้าด้วยกัน 2. เพื่อเพิ่มศักยภาพการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณ สำหรับการรับ-ส่งหนังสือระหว่างหน่วยงานในสังกัดกรุงเทพมหานคร ด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามนโยบายของกรุงเทพมหานคร 3. เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความรวดเร็วในการสั่งการของผู้บริหารและเพิ่มความสะดวกในการกระจายงานสู่ผู้ปฏิบัติ 4. เพื่อพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร และการสืบค้นเอกสารของหน่วยงานได้อย่างมีระบบ ลดปัญหาเอกสารฉบับจริงสูญหาย โดยจัดเก็บสำเนาเอกสาร ไว้ในระบบและรักษาความสำคัญของข้อมูลสารบรรณด้วยระบบรักษาความปลอดภัยและลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ 5. เตรียมพร้อมโครงสร้างระบบข้อมูลสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้กรอบ TH e-GIF เพื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับส่วนราชการอื่น ๆ ได้ในอนาคต 6. เพื่อสามารถบริหารจัดการข้อมูล ลดจำนวนการใช้งานหรือยกเลิกการใช้กระดาษและลดขั้นตอนการปฏิบัติงานไม่ให้เกิดการซ้ำซ้อน 7. เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการติดตามสถานะของหนังสือ/เอกสารที่เกี่ยวข้องรวมถึงระยะเวลาดำเนินการ ในแต่ละขั้นตอนได้ 8. เพื่อให้มีระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ที่อำนวยความสะดวก รวดเร็ว ในการเวียนหนังสือภายใน 9. เพื่อให้สามารถจองห้องประชุมในระบบ และสามารถนัดหมายการประชุมกับผู้บริหารในระบบได้

เป้าหมายของโครงการ

เป็นระบบที่ออกแบบให้สามารถให้บริการครอบคลุมหน่วยงานในสังกัดกรุงเทพมหานครทั้ง 77 หน่วยงาน/ส่วนราชการ ได้แก่ 16 สำนัก สำนักงานเลขานุการสภากรุงเทพมหานคร สำนักงานเลขานุการผู้ว่าราชการกรุงเพมหานคร สำนักงานเขต 50 เขต และส่วนราชการในสังกัดสำนักปลัดกรุงเทพมหานคร จำนวน 9 ส่วนราชการ โดยไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน โดยมีระบบงานที่จะเกิดขึ้นได้แก่ ระบบงานสารบรรณและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ระบบบริหารจัดการห้องประชุม ซึงหน่วยงานเข้าใช้งานแบบเต็มระบบจะสามารถใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในเรื่องการรับ-ส่งหนังสือการร่างหนังสือการค้นหาและติตตามงาน การปิดงานและยกเลิกเอกสาร การออกเลขหนังสือ การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การใช้งานระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ และระบบบริหารจัดการห้องประชุม

สนับสนุนยุทธศาสตร์กรุงเทพมหานครฯ

ผลการดำเนินงาน

(1) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 70.00 (2019-09-20)

2019-9-20 : อยู่ระหว่างขั้นตอน… - หัวหน้าหน่วยงานให้ความเห็นชอบรายงานขอจ้างแล้ว - ได้นำร่างขอบเขตของงานและราคากลาง พร้อมกับร่างประกาศและร่างเอกสารการจ้างพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของกรุงเทพมหานคร ด้วยวิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) เผยแพร่เพื่อรับฟังความคิดเห็นจากผู้ประกอบการ เป็นเวลา 3 วันทำการ - คณะกรรมการฯ และหัวหน้าเจ้าหน้าที่ได้มีการประชุมเพื่อพิจารณาปรับปรุงร่างขอบเขตของงานและราคากลาง - นำร่างขอบเขตของงานและราคากลาง พร้อมกับร่างประกาศและร่างเอกสารการจ้างพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของกรุงเทพมหานคร ด้วยวิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) เผยแพร่ในระบบ e-GP อีกครั้งหนึ่ง และแจ้งผู้มีความคิดเห็นทุกรายทราบเป็นหนังสือ - รายงานผลการพิจารณาการรับฟังความคิดเห็นร่างประกาศและร่างเอกสารจ้างพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของกรุงเทพมหานคร ด้วยวิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) - เผยแพร่ประกาศและเอกสารการจ้างพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของกรุงเทพมหานครด้วยวิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) - ได้รับอนุมัติเงินประจำงวด

** ปัญหาของโครงการ : 1. ในห้วงแรกนับแต่ได้รับงบประมาณไม่มีผู้รับผิดชอบดำเนินโครงการฯ เนื่องจาก ผอ.สลป., ผอ.ส่วนบริหารกลาง และหัวหน้ากลุ่มงานสารบรรณกลางฯ เป็นตำแหน่งว่าง ทำให้ไม่สามารถเริ่มดำเนินโครงการได้ทันที 2. โครงการฯ มีลักษณะที่จะต้องคำนึงถึงเทคโนโลยีและคุณสมบัติของผู้ยื่นเสนอราคา มีวงเงินงบประมาณสูง จะต้องใช้ระยะเวลาดำเนินการค่อนข้างมากต้องมีความละเอียด รอบคอบ คำนึงถึงประโยชน์ของกรุงเทพมหานครและวัตถุประสงค์ของการใช้งานเป็นสำคัญ 3. กรรมการ 4 จาก 5 คน มิได้สังกัด สลป. โดยเป็นหัวหน้าหน่วยงานตำแหน่งผู้อำนวยการเขต 1 คน และผู้อำนวยการกอง 1 คน มีภารกิจในความรับผิดชอบมาก การกำหนดนัดประชุมทำได้ยาก 4. เป็นโครงการด้านเทคโนโลยี กรรมการสังกัด สลป. 1 คน แม้จะมีประสบการณ์เกี่ยวกับระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ แต่ไม่มีความรู้ด้านระบบงานคอมพิวเตอร์ โดยนัยยะต้องเป็นเลขานุการของคณะกรรมการฯ อีกตำแหน่งด้วย การยกร่างขอบเขตงานจำเป็นต้องศึกษาค้นคว้าเอกสารเพิ่มเติมจำนวนมาก 5. กรณีการรอคอยหนังสือหรือใบเสนอราคาจากบริษัทฯ เพื่อประกอบการคำนวณราคากลางตามระเบียบฯ ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป. 6. กลุ่มงานสารบรรณกลางฯ ได้จัดทำร่างโครงการฯ แผนการใช้จ่ายเงิน และเสนอแต่งตั้งคณะกรรมการกำหนดร่างขอบเขตและราคากลาง ได้คาดการณ์และเผื่อระยะเวลาไว้แล้วว่า การกำหนดร่างขอบเขตฯ จะใช้ระยะเวลาไม่มาก ข้อเท็จจริงต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์จากกรรมการนอกสังกัด สลป. ถึงแม้จะสังกัดกรุงเทพมหานครเช่นเดียวกัน แต่ไม่อาจใช้อำนาจบังคับบัญชาให้เร่งดำเนินการได้ เป็นเพียงการประสานขอความอนุเคราะห์เท่านั้น ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป. เป็นอย่างยิ่ง 7. กรณีการขอข้าราชการแทนข้าราชการที่ขอลาออก ต้องรอหนังสือตอบจาก สยป. ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป. เช่นเดียวกัน 8. ตามที่สำนักพระราชวังมีประกาศแจ้งว่าทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้ตั้งการพระราชพิธีพระบรมราชาภิเษกตามพระราชประเพณีซึ่งผู้บริหารระดับหน่วยงาน/ระดับส่วนราชการจะต้องมีภารกิจรับผิดชอบและ/หรือสนับสนุนจากผู้บริหารกรุงเทพมหานคร ทำให้กำหนดนัดหมายการประชุมของคณะกรรมการฯ ทำได้ยากขึ้นอีก ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป.

** อุปสรรคของโครงการ :1. ในห้วงแรกนับแต่ได้รับงบประมาณไม่มีผู้รับผิดชอบดำเนินโครงการฯ เนื่องจาก ผอ.สลป., ผอ.ส่วนบริหารกลาง และหัวหน้ากลุ่มงานสารบรรณกลางฯ เป็นตำแหน่งว่าง ทำให้ไม่สามารถเริ่มดำเนินโครงการได้ทันที 2. โครงการฯ มีลักษณะที่จะต้องคำนึงถึงเทคโนโลยีและคุณสมบัติของผู้ยื่นเสนอราคา มีวงเงินงบประมาณสูง จะต้องใช้ระยะเวลาดำเนินการค่อนข้างมากต้องมีความละเอียด รอบคอบ คำนึงถึงประโยชน์ของกรุงเทพมหานครและวัตถุประสงค์ของการใช้งานเป็นสำคัญ 3. กรรมการ 4 จาก 5 คน มิได้สังกัด สลป. โดยเป็นหัวหน้าหน่วยงานตำแหน่งผู้อำนวยการเขต 1 คน และผู้อำนวยการกอง 1 คน มีภารกิจในความรับผิดชอบมาก การกำหนดนัดประชุมทำได้ยาก 4. เป็นโครงการด้านเทคโนโลยี กรรมการสังกัด สลป. 1 คน แม้จะมีประสบการณ์เกี่ยวกับระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ แต่ไม่มีความรู้ด้านระบบงานคอมพิวเตอร์ โดยนัยยะต้องเป็นเลขานุการของคณะกรรมการฯ อีกตำแหน่งด้วย การยกร่างขอบเขตงานจำเป็นต้องศึกษาค้นคว้าเอกสารเพิ่มเติมจำนวนมาก 5. กรณีการรอคอยหนังสือหรือใบเสนอราคาจากบริษัทฯ เพื่อประกอบการคำนวณราคากลางตามระเบียบฯ ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป. 6. กลุ่มงานสารบรรณกลางฯ ได้จัดทำร่างโครงการฯ แผนการใช้จ่ายเงิน และเสนอแต่งตั้งคณะกรรมการกำหนดร่างขอบเขตและราคากลาง ได้คาดการณ์และเผื่อระยะเวลาไว้แล้วว่า การกำหนดร่างขอบเขตฯ จะใช้ระยะเวลาไม่มาก ข้อเท็จจริงต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์จากกรรมการนอกสังกัด สลป. ถึงแม้จะสังกัดกรุงเทพมหานครเช่นเดียวกัน แต่ไม่อาจใช้อำนาจบังคับบัญชาให้เร่งดำเนินการได้ เป็นเพียงการประสานขอความอนุเคราะห์เท่านั้น ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป. เป็นอย่างยิ่ง 7. กรณีการขอข้าราชการแทนข้าราชการที่ขอลาออก ต้องรอหนังสือตอบจาก สยป. ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป. เช่นเดียวกัน 8. ตามที่สำนักพระราชวังมีประกาศแจ้งว่าทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้ตั้งการพระราชพิธีพระบรมราชาภิเษกตามพระราชประเพณีซึ่งผู้บริหารระดับหน่วยงาน/ระดับส่วนราชการจะต้องมีภารกิจรับผิดชอบและ/หรือสนับสนุนจากผู้บริหารกรุงเทพมหานคร ทำให้กำหนดนัดหมายการประชุมของคณะกรรมการฯ ทำได้ยากขึ้นอีก ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ สลป.

------------------&&&--------------------

(2) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 35.00 (2019-08-30)

30/8/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...หัวหน้าหน่วยงานให้ความเห็นชอบร่างขอบเขตของงานและราคากลางแล้ว บันทึกข้อมูลในระบบ e-GP และเสนอหัวหน้าหน่วยงานให้ความเห็นชอบรายงานขอจ้าง

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(3) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 30.00 (2019-07-31)

31/7/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการร่างขอบเขตของงาน (Terms of Reference: TOR)โครงการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กรุงเทพมหานครเสร็จแล้ว อยู่ระหว่างประกาศเผยแพร่แผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2562 ในระบบ E-GP

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(4) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 8.00 (2019-06-26)

26/6/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน. ขอให้สำนักยุทธศาสตร์และประเมินผลจัดหากรรมการรายใหม่มาทดแทนผู้ที่ลาออก

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(5) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 8.00 (2019-05-25)

25/5/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขและเพิ่มเติมเนื้องานข้อกำหนดขอบเขตร่าง TOR ให้ครอบคลุมตามวัตถุประสงค์

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(6) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 8.00 (2019-04-25)

25/4/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการ TOR ครั้งที่ 8/2562 เมื่อวันที 3 เมษายน 2562

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(7) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 8.00 (2019-03-27)

27/3/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการจัดประชุม TOR ครั้งที่ 4/2562 เมื่อวันที่ 6 มีนาคม 2562 ประชุมครั้งที่ 5/2562 เมื่อวันที่ 13 มีนาคม 2562 ประชุมครั้งที่ 6/2562 เมื่อวันที่ 20 มีนาคม 2562 ขณะนี้ดำเนินการเตรียมการประชุมครั้งที่ 7/2562 ในวันที่ 28 มีนาคม 2562

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(8) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 8.00 (2019-02-26)

26/2/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการ TOR ครั้งที่ 1/2562 เมื่อวันที่ 22 มกราคม 2562 ประชุมครั้งที่ 2/2562 เมื่อวันที่ 30 มกราคม 2562 ขณะนี้ดำเนินการเตรียมการประชุมครั้งที่ 3/2562 ในวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2562

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(9) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 8.00 (2019-01-25)

25/1/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการ TOR ครั้งที่ 2 เมื่อวันที่ 22 มกราคม 2562 และกำหนดประชุมครั้งที่ 3 ในวันที่ 30 มกราคม 2562

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(10) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 8.00 (2018-12-25)

25/12/2561 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการแต่งตั้งคณะกรรมการกำหนด TOR และจัดประชุมคณะกรรมการ TOR วันศุกร์ที่ 21 ธันวาคม 2561 เวลา 09.00 น.

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(11) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 5.00 (2018-11-27)

27/11/2561 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...จัดเตรียมข้อมูลทำ TOR

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

(12) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 5.00 (2018-10-31)

31/10/2561 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...จัดเตรียมข้อมูลทำ TOR

** ปัญหาของโครงการ : -

** อุปสรรคของโครงการ : -

------------------&&&--------------------

แผนการดำเนินงานฯ

สนับสนุนตัวชี้วัดตามแผนฯ

ตัวชี้วัด : 2. (1) ความสำเร็จในการดำเนินโครงการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของกรุงเทพมหานคร (กสอ.)

ค่าเป้าหมาย ร้อยละ : 100

ผลงานที่ทำได้ ร้อยละ : 70

ประเภทตัวชี้วัด : ตัวชี้วัดเชิงยุทธศาสตร์
ตัวชี้วัดระดับผลลัพธ์ (outcome)

1

0.00

100 / 100

2

0.00

100 / 100

3

0.00

100 / 100

4

70.00

100 / 100

** ผลการประเมินโครงการ (รายไตรมาส) **