หลักการและเหตุผล

กองงานผู้ตรวจราชการ เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักปลัดกรุงเทพมหานคร มีภารกิจหลักในการสนับสนุนการตรวจราชการของผู้ตรวจราชการกรุงเทพมหานคร ในการร่วมตรวจราชการกับผู้ตรวจราชการกรุงเทพมหานคร ประสานงานด้านการตรวจราชการ จัดทำแผนและคู่มือการตรวจราชการ ศึกษาและพัฒนาระบบการตรวจราชการของกรุงเทพมหานคร วิเคราะห์และประมวลผลการตรวจราชการ จัดทำรายงานสรุปผลการตรวจราชการ รวมไปถึงด้านงานสารบรรณของคณะผู้ตรวจราชการกรุงเทพมหานคร และเพื่อพัฒนาการปฏิบัติงานของหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จึงได้มีการระดมความคิดเห็นเพื่อหาแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานด้วยเทคนิคการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมในการทำงาน (SWOT Analysis) ทำให้ทราบถึงจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค ที่สำคัญหลายประการ และพบว่าจุดอ่อนที่มีความสำคัญและจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงและพัฒนาอย่างเร่งด่วน คือ “งานด้านสารบรรณ” และ “การจัดทำฐานข้อมูลการตรวจราชการ” เนื่องจากระบบงานสารบรรณของกองงานผู้ตรวจราชการ รับผิดชอบโดยฝ่ายบริหารงานทั่วไป ทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสารบรรณกลาง ทั้งในส่วนของกองงานผู้ตรวจราชการ และคณะผู้ตรวจราชการกรุงเทพมหานคร ทำให้กระบวนการในระบบงานสารบรรณมีหลายรูปแบบ หลายขั้นตอน โดยยังไม่มีการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานด้านสารบรรณให้สอดคล้องกับการปฏิบัติในปัจจุบัน และไม่มีแนวทางในการดำเนินการที่ชัดเจน เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องขาดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้อง ส่งผลให้เกิดความผิดพลาด ในการรับ-ส่งหนังสือ เกิดความล่าช้าในการเสนอ/มอบหมายงาน หรือการดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายในหน่วยงาน รวมถึงการติดตาม/ค้นหาหนังสือมีความล่าช้า เนื่องจากไม่มีฐานข้อมูลงานสารบรรณ ซึ่งปัจจุบันการเก็บหนังสือจะดำเนินการโดยการจัดเป็นแฟ้มเอกสารเพียงอย่างเดียวทำให้มีเอกสารเป็นจำนวนมาก การเก็บรักษาไม่สะดวก การค้นหาข้อมูลมีความล่าช้า และมีปัญหาเอกสารที่จัดเก็บสูญหาย ส่งผลกระทบโดยตรงต่อกองงานผู้ตรวจราชการ และคณะผู้ตรวจราชการกรุงเทพมหานคร ดังนั้น ในปีงบประมาณ พ.ศ. 2562 กองงานผู้ตรวจราชการจึงได้มีการเพิ่มประสิทธิภาพระบบงานด้านสารบรรณ และพัฒนาการจัดทำฐานข้อมูลงานสารบรรณ ซึ่งเป็นการริเริ่มจัดทำฐานข้อมูลเพื่อจะใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาฐานข้อมูลด้านอื่น ๆ ในการสนับสนุนการตรวจราชการ โดยจะพัฒนาใน 3 ด้าน ประกอบด้วย - ด้านที่ 1 ด้านระบบงาน (System) โดยการสร้างกระบวนการ/ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน มีการควบคุม ติดตาม ตรวจสอบ อย่างเป็นระบบ เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกัน - ด้านที่ 2 ด้านบุคลากร (Staff) โดยการจัดอบรมให้ความรู้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ให้มีความรู้ความเข้าใจในระบบงานสารบรรณที่ถูกต้องตรงกัน สามารถนำไปปฏิบัติให้เป็นไปตามกระบวนการที่กำหนด รวมถึงการประชาสัมพันธ์ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ ซึ่งจะช่วยแก้ไขความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน และสามารถดำเนินการเรื่องต่าง ๆ ได้ทันภายในกำหนดเวลา เป็นไปตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน ไม่ให้เกิดความเสียหายต่อทางราชการ ส่งผลดีต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) อันได้แก่ คณะผู้ตรวจราชการกรุงเทพมหานคร กองงานผู้ตรวจราชการ หน่วยรับการตรวจ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง - ด้านที่ 3 ด้านการจัดทำฐานข้อมูลงานสารบรรณ โดยการใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการดำเนินการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับหนังสือรับ เพื่อความสะดวกในการค้นหาข้อมูล และได้ข้อมูลที่เป็นรูปแบบเดียวกัน

04080000/04080000

วัตถุประสงค์ของโครงการ

1. เพื่อพัฒนาระบบสารบรรณของกองงานผู้ตรวจราชการในด้านกระบวนการรับ – ส่งหนังสือ และการเสนอ/มอบหมายงาน ให้มีประสิทธิภาพและมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน 2. เพื่อพัฒนาการจัดทำฐานข้อมูลงานสารบรรณของกองงานผู้ตรวจราชการ

เป้าหมายของโครงการ

จัดเก็บข้อมูลหนังสือในฐานข้อมูลครบถ้วน และถูกต้องตามหมวดหมู่ ร้อยละ 100

สนับสนุนยุทธศาสตร์กรุงเทพมหานครฯ

ผลการดำเนินงาน

(1) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 100.00 (2020-09-09)

9/9/2563 : ดำเนินโครงการแล้วเสร็จตามแผนงานที่วางไว้แล้ว

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(2) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 90.00 (2020-08-14)

14/8/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการรับ-ส่ง และเสนอหนังสือต่อผู้บริหาร ภายใน 1 วันทำการ ตามตัวชี้วัดที่กำหนด และจัดเก็บหนังสือลงในฐานข้อมูล และแฟ้มเอกสาร

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(3) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 85.00 (2020-07-16)

16/7/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการรับ-ส่ง และเสนอหนังสือต่อผู้บริหาร ภายใน 1 วันทำการ ตามตัวชี้วัดที่กำหนด และจัดเก็บหนังสือลงในฐานข้อมูล และแฟ้มเอกสาร

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(4) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 75.00 (2020-06-17)

17/6/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการลงข้อมูลหนังสือรับลงในฐานข้อมูลประจำเดือน

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(5) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 70.00 (2020-05-19)

19/5/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการรับและเสนอหนังสือถึงผู้บริหารภายใน 1 วันทำการ และจัดเก็บลงในฐานข้อมูล

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(6) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 60.00 (2020-04-21)

21/4/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการรับและเสนอหนังสือถึงผู้บริหารภายใน 1 วันทำการ และจัดเก็บลงในฐานข้อมูล

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(7) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 40.00 (2020-03-19)

19/3/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการรับและเสนอหนังสือถึงผู้บริหารภายใน 1 วันทำการ และจัดเก็บลงในฐานข้อมูล

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(8) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 35.00 (2020-02-17)

17/2/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...ดำเนินการรับส่งหนังสือภายใน 1 วันทำการ ครบถ้วนร้อยละ 100

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(9) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 30.00 (2020-01-16)

16/1/2563 : อยู่ระหว่างขั้นตอน... หนังสือรับประจำเดือนธันวาคม 62 จำนวน 120 เรื่อง ดำเนินการดังนี้ 1. รับหนังสือและเสนอผู้อำนวยการกองงานผู้ตรวจราชการ ภายใน 1 วันทำการ 2. ส่งหนังสือที่ผู้อำนวยการกองงานผู้ตรวจราชการสั่งการ ภายใน 1 วันทำการ

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(10) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 20.00 (2019-12-12)

12/12/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน... 1.ดำเนินการรับและเสนอหนังสือถึงผู้บริหารหน่วยงาน ภายใน 8 ชม. ทำการ 2.ดำเนินการแจ้งเรื่องที่ผู้อำนวยการสั่งการให้ทุกฝ่าย/กลุ่มงาน ภายใน 8 ชม. ทำการ 3.จัดทำฐานข้อมูลงานสารบรรณ และสำเนาหนังสือรับใส่แฟ้มเอกสารตามหมวดหมู่

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(11) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 10.00 (2019-11-20)

20/11/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...จัดทำคณะทำงานฯ และจัดทำโครงการ

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

(12) ความคืบหน้าโครงการฯ ร้อยละ 5.00 (2019-10-17)

17/10/2562 : อยู่ระหว่างขั้นตอน...จัดทำโครงการเสนอผู้อำนวยการกอง

** ปัญหาของโครงการ :ไม่มี

** อุปสรรคของโครงการ :ไม่มี

------------------&&&--------------------

แผนการดำเนินงานฯ

สนับสนุนตัวชี้วัดตามแผนฯ

ตัวชี้วัด : งานประจำ - ร้อยละความสำเร็จของการดำเนินโครงการ/กิจรรมที่เป็นภารกิจประจำของหน่วยงาน ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2563

ค่าเป้าหมาย ร้อยละ : 100

ผลงานที่ทำได้ ร้อยละ : 100

ประเภทตัวชี้วัด : ตัวชี้วัดงานประจำ
ตัวชี้วัดระดับผลผลิต (output)

1

35.00

100 / 100

2

50.00

100 / 100

3

70.00

100 / 100

4

100.00

100 / 100

** ผลการประเมินโครงการ (รายไตรมาส) **